Uwagi ogólne

Celem Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG finansowanej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (ERDF) jest wspieranie współpracy przygranicznej, międzynarodowej i międzyregionalnej zarówno na zewnętrznych, jak i wewnętrznych granicach Unii Europejskiej.
W ramach INTERREG III realizowanej w latach 2000 - 2006 wydzielone zostały trzy komponenty:
1. komponent A - wspierający lokalną i regionalną współpracę transgraniczną;
2. komponent B - wspierający współpracę ponadnarodową w ramach dużych zgrupowań regionów paneuropejskich, mająca na celu zrównoważony i skoordynowany rozwój przestrzenny;
3. komponent C - finansujący współpracę międzyregionalną w skali europejskiej, obejmującą między innymi wymianę informacji i doświadczeń dotyczących rozwoju regionalnego oraz polityk i technik kohezyjnych.

System wdrażania Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III został opracowany zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Rady Europejskiej z dnia 21 czerwca 1999 r. Nr 1260/1999 wprowadzającym ogólne przepisy dotyczące funduszy strukturalnych i w Rozporządzeniu Komisji Europejskiej z dnia 2 marca 2001 r. Nr 438/2001 w sprawie ustanowienia sposobów zastosowania Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999 w sprawie systemów zarządzania i kontroli w zakresie pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych, a także zgodnie z przepisami ustawy z dnia z 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148) oraz z przepisami ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1590).
Podział na trzy ww. komponenty oraz zasada Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A, zgodnie z którą wymagane jest utworzenie wspólnych struktur zarządzających i płatniczych dla każdego z programów realizowanych z partnerem współpracy (państwem/państwami sąsiadującymi) , a także zróżnicowanie usytuowania tych struktur decydują o wariantowym charakterze Systemu wdrażania.

Struktury Zarządzające

Niniejszy rozdział zawiera ustalenia dotyczące Struktur Zarządzających, które są utworzone dla każdego z programów odrębnie. Zadaniem tych struktur jest zarządzanie, koordynacja i monitorowanie wdrażania Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA.

Dla programów: Polska - Saksonia, Polska - Brandenburgia, Polska - Meklemburgia Pomorze Przednie, Polska - Czechy, Polska - Słowacja, Polska - Litwa - Rosja, Polska-Białoruś-Ukraina  działają Wspólne Struktury Zarządzające:
- Wspólna Instytucja Zarządzająca,
- Wspólna Instytucja Płatnicza,
- Wspólny Sekretariat Techniczny,
- Wspólny Komitet Monitorujący;
- Wspólny Komitet Sterujący.
Wspólne Struktury Zarządzające działają na podstawie porozumień między państwowych na zasadach równouprawnienia i partnerstwa stron.

Zgodnie z założeniami zaproponowanymi przez Komisję Europejską i z uzgodnieniami poczynionymi przez Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z przedstawicielami państw sąsiadujących Wspólne Struktury Zarządzające są umiesjscowione następująco:

Polska - Saksonia/Brandenburgia/Meklemburgia Pomorze Przednie - dla wszystkich programów po stronie niemieckiej,
Polska - Czechy - po stronie czeskiej,
Polska - Słowacja - po stronie polskiej,
Polska-Białoruś-Ukraina - po stronie polskiej,
Polska - Litwa - Obwód Kaliningradzki - po stronie litewskiej,

Dla programu, którego Wspólna Instytucja Zarządzająca i Wspólna Instytucja Płatnicza jest umiejscowiona w państwie sąsiednim, działa w Polsce Instytucja Subpłatnicza, utworzona zgodnie z odpowiednim porozumieniem międzypaństwowym, która wykonuje zadania delegowane przez Wspólną Instytucję Płatniczą w zakresie obsługi finansowej projektów realizowanych po polskiej stronie granicy; Instytucja Subpłatnicza nie jest uprawniona do podejmowania samodzielnych działań wobec Komisji Europejskiej.

Zarządzanie INTERREG III A w Polsce

 Instytucja Zarządzająca

Zgodnie z art. 34 Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999 i z Rozporządzeniem 438/2001 Instytucja Zarządzająca odpowiedzialna jest za prawidłowy przebieg i sposób realizacji Programu, w szczególności za:

- ustanowienie systemu zbierania wiarygodnych informacji finansowych i statystycznych dotyczących wdrażania Programu w celu sporządzenia wskaźników monitorowania oraz za ewaluację Programu; a także za przekazanie tych danych do Komisji Europejskiej;

- dostosowanie Uzupełnienia Programu w rozumieniu art. 18 ust. 3 Rozporządzenia 1260/1999/WE i wdrażanie Uzupełnienia Programu;

- przygotowanie i przekazanie Komisji Europejskiej, po zatwierdzeniu przez Wspólny Komitet Monitorujący, rocznego raportu na temat wdrażania Programu;

- zagwarantowanie, że instytucje biorące udział w zarządzaniu i wdrażaniu Programu zachowują oddzielny system rachunkowości albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z Programem;

- zagwarantowanie prawidłowości operacji finansowanych w ramach Programu, w szczególności poprzez wdrożenie kontroli wewnętrznych;

- zagwarantowanie zgodności z politykami Wspólnoty;

- zgodność z wymogami dotyczącymi informacji i promocji,

- dokonanie wspólnie z Komisją Europejską przeglądu rezultatów poprzedniego roku i ewentualne wykonanie zaleceń Komisji Europejskiej w sprawie dostosowań zmierzających do poprawy efektywności monitorowania i zarządzania Inicjatywą Wspólnotową INTERREG III A.

Zgodnie z Narodowym Planem Rozwoju 2004-2006 (NPR) przyjętym przez Radę Ministrów w dniu 14 stycznia 2003r. i z poprawkami do NPR przyjętymi przez Radę Ministrów w dniu 11 lutego 2003r. za wdrażanie Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A po stronie polskiej odpowiada minister właściwy ds. rozwoju regionalnego.
Ministrem właściwym ds. rozwoju regionalnego jest Minister Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej. Koordynuje on na bieżąco wszystkie działania związane bezpośrednio z realizacją Inicjatywy INTERREG III A w Polsce oraz nadzoruje po stronie polskiej prawidłowość działań podejmowanych w ramach wdrażania Inicjatywy INTERREG III A. Minister Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej wykonuje to zadanie za pomocą Departamentu Wdrażania Programów Rozwoju Regionalnego w Ministerstwie Gospodarki Pracy i Polityki Społecznej.
Dla Programu Polska-Słowacja i Programu Polska-Białoruś-Ukraina Ministerstwo, Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej (Departament Wdrażania Programów Rozwoju Regionalnego) pełni rolę Wspólnej Instytucji Zarządzającej. Dla pozostałych Programów Ministerstwo, Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej (Departament Wdrażania Programów Rozwoju Regionalnego) odpowiada za koordynację Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A po stronie polskiej.

Instytucja Płatnicza

Zgodnie z art. 9 (o) i art. 32 Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999 wymagane jest utworzenie Instytucji Płatniczej do zarządzania fianasowego Programem. Za działania Instytucji Płatniczej ostatecznie odpowiedzialna jest Instytucja Zarządzająca. Instytucja Płatnicza odpowiada w szczególności za:
- finansowe zarządzanie środkami z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i za współfinansowanie projektów z budżetu państwa;
- przygotowanie i przedłożenie wniosków o płatności i przyjmowanie płatności od Komisji Europejskiej, a w przypadku, gdy wspólne struktury zarządzające umiejscowione są w państwie sąsiednim, przyjmowanie płatności od Wspólnej Instytucji Płatniczej;
- zapewnienie przekazania płatności do końcowych beneficjentów;
- wnioskowanie o refundacje;
- księgowanie przychodów i rozchodów z tytułu płatności, włączając w to utworzenie systemu płatności.
Instytucją Płatniczą dla projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A jest Ministerstwo Finansów.

Dla Programu Polska-Słowacja Ministerstwo Finansów pełni rolę Wspólnej Instytucji Płatniczej; dla Programu Polska-Białoruś-Ukraina Ministerstwo Finansów pełni rolę Instytucji Płatniczej.
Dla pozostałych Programów Ministerstwo Finansów pełni rolę Instytucji Subpłatniczej.
Środki z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zostaną przekazane na jedno wspólne konto bankowe dla Programu (bez podziału na państwa-partnerów realizujących określony Program).

Środki z funduszy strukturalnych w polskim systemie finansów publicznych.

1. Status środków pomocowych w myśl ustawy o finansach publicznych:
- zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 2a ustawy o finansach publicznych środki z funduszy strukturalnych są środkami publicznymi,
- rozliczanie ich jest analogiczne jak dla dotacji z budżetu państwa,
- są gromadzone na wyodrębnionych rachunkach bankowych, które na podstawie umowy będą otwierane w Narodowym Banku Polskim.
2. Nadzór finansowy - zgodnie z art. 30b ust. 2 ustawy o finansach publicznych Minister Finansów sprawuje nadzór finansowy nad środkami pochodzącymi z funduszy strukturalnych.
3. Sposób przedstawienia w ustawie budżetowej.
- zgodnie z art. 61 ust. 4 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, w odniesieniu do pomocy strukturalnej, prezentacja realizowanych programów w ustawie budżetowej następuje w formie załączników. Do ustawy budżetowej będzie włączane "zestawienie programów i projektów realizowanych ze środków, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 2a, w podziale na poszczególne okresy realizacji i źródła pochodzenia środków na ich realizację; w odniesieniu do programów zestawienie sporządza się według kategorii interwencji funduszy strukturalnych."
4. Podstawowe zasady wydatkowania środków pomocy strukturalnej:
- wydatkowanie wyłącznie na z góry określony cel - art. 30 pkt 1 ustawy,
- zgodnie z obowiązującymi procedurami - art. 30 pkt 2 ustawy,
- zasady rozliczania - jak dla dotacji z budżetu państwa - art. 30a ustawy.
5. Sankcje przewidziane za naruszenie obowiązujących zasad:
- zwrot środków wraz z odsetkami - art. 30d ust. 2 ustawy,
- niemożność ubiegania się o przyznanie pomocy przez kolejne trzy lata - art. 30d ust. 3 ustawy,
- zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych z art. 138 ust. 1 pkt 4 lub 18 ustawy i ewentualne ukaranie, zgodnie z przepisami Działu V ustawy.
Dla środków prowadzona będzie odrębna księgowość i sprawozdawczość.

Planowanie środków na realizację projektów /programów w tym środków na współfinansowanie.

Środki z funduszy strukturalnych będą przekazywane beneficjentom końcowym/ odbiorcom pomocy tylko w postaci refundacji kwot wcześniej przez nich wydatkowanych przy realizacji projektu. Refundacja wypłacana jest w wysokości odpowiadającej udziałowi środków z funduszy strukturalnych w całkowitych kosztach kwalifikowanych projektu. Beneficjent końcowy składając wniosek o dofinansowanie projektu ze środków z funduszy strukturalnych przedstawia propozycje montażu finansowego uwzględniającego zarówno finansowanie ze środków z funduszy strukturalnych jak i środki własne. W celu realizacji zadania - projektu, beneficjent końcowy powinien więc zaplanować środki na jego realizację w odpowiedniej wysokości umożliwiającej zachowanie płynności finansowej przy realizacji projektu.
Jednostka samorządu terytorialnego środki na realizację projektu planuje w uchwale budżetowej.


Jednostka monitorująco-kontrolna ERDF

 Instytucja Zarządzająca (Departament Wdrażania Programów Rozwoju Regionalnego MGPiPS) współpracuje z krajową Jednostką monitorująco-kontrolną Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (ERDF), utworzoną w ramach Departamentu Koordynacji Polityki Strukturalnej MGPiPS. Jednostka monitorująco-kontrolna jest niezależna od Instytucji Zarządzającej.
 Do zadań jednostki odpowiedzialnej za monitorowanie i kontrolę wydatków w ramach ERDF należy między innymi:
- gromadzenie danych, sprawdzanie i kontrola wydatków z ERDF,
- monitorowanie i kontrola poprawności zakwalifikowania danych wydatków do finansowania (eligibility) z ERDF,
- przedkładanie Instytucji Płatniczej deklaracji wydatków dotyczących ERDF,
- sprawowanie po polskiej stronie kontroli przestrzegania ustalonych reguł oraz systemu dostarczania pomocy z ERDF na wszystkich poziomach wdrażania Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A (Beneficjenci końcowi, w tym Instytucje Wdrażające, Instytucje Pośredniczące, Instytucja Zarządzająca) ,
- współpraca na zasadach udziału eksperckiego, przy planowaniu i przeprowadzaniu kontroli pogłębionej, w tym przy określaniu próby do wyrywkowej kontroli projektów realizowanych z ERDF w ramach Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA,
- przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektów w ramach ERDF, co najmniej przez 3 lata od daty ostatniej płatności przekazanej przez Komisję Europejską w ramach Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA.

Instytucja Pośrednicząca

Zgodnie z Wytycznymi Komisji Europejskiej z dnia 14 marca 2003r. państwo uczestniczące w Programie może powołać Instytucję Pośredniczącą, która przejmie określone kompetencje w zakresie zarządzania na poziomie projektu.
Instytucja Pośre dnicząca odpowiada w szczególności za:
· zawieranie umów z beneficjentami końcowymi/odbiorcami pomocy,
· zatwierdza wnioski o płatność,
· przekazanie płatności (refundacji) beneficjentom końcowym/odbiorcom pomocy,
· prawidłowość wydatkowania środków finansowych,
· zapewnienie odpowiedniego poziomu współfinansowania ze środków krajowych.
Instytucją Pośredniczącą po stronie polskiej jest Urząd Wojewódzki.

Kontrola pogłębiona

Kontrolę pogłębioną, w rozumieniu art. 10 i 11 Rozporządzenia Komisji z dnia 2 marca 2001 r. Nr 438/2001, przeprowadza po polskiej stronie kontrola skarbowa. Kontrola pogłębiona obejmuje między innymi:
· sprawdzanie skuteczności zastosowanych systemów zarządzania i kontroli,
· kontrolę 5% kwalifikowanych wydatków na poziomie instytucji na różnych rozpatrywanych szczeblach (Instytucja Zarządzająca, Instytucje Pośredniczące i Beneficjenci końcowi, w tym Instytucje Wdrażające ).
 Kontrolę pogłębioną wykonuje 12 urzędów kontroli skarbowej (UKS-y) . Za jej koordynację, w tym wybór reprezentatywnej próby, jednolitą metodologię kontroli, systematyzowanie wyników i przekazywanie ich odpowiednim instytucjom krajowym oraz Komisji Europejskiej, odpowiedzialne jest Biuro Międzynarodowych Relacji Skarbowych w Ministerstwie Finansów.

 Biuro Międzynarodowych Relacji Skarbowych (MS)
 Biuro MS odpowiada za opracowanie ogólnego planu kontroli dla wszystkich UKS-ów. W procesie planowania zostanie zapewniony udział, na zasadach udziału eksperckiego, Jednostek monitorujaco-kontrolnych  poszczególnych funduszy strukturalnych (JM-K).
 Ogólny plan zawiera podstawowy zakres sprawdzenia oraz wytyczne co do sposobu wykonywania przez UKS-y sprawdzenia 5% wszystkich kwalifikowanych wydatków. Sprawdzenie odbywa się na podstawie badania reprezentatywnej próbki zatwierdzonych operacji.
 Biuro MS zleca wszystkim UKS-om sprawdzenie 5% wszystkich kwalifikowanych wydatków oraz przeprowadzenie kontroli doraźnych. W tym zakresie Biuro MS nadzoruje merytorycznie prace UKS-ów i jest odbiorcą informacji uzyskanych w wyniku przeprowadzonych przez UKS-y kontroli doraźnych.
 UKS-y zwracają się z wnioskami o interpretacje w zakresie kwalifikowalności wydatków do Biura MS. Biuro MS konsultuje się z Jednostkami monitorująco-kontrolnymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA. Zweryfikowana informacja o kwalifikowalności jest przekazywana wszystkim UKS-om.
 Wyżej opisana zasada ma na celu zapewnienie stosowanie jednolitej wykładni w zakresie kwalifikowalności przez wszystkie UKS-y.
 Biuro MS przekazuje do Komisji Europejskiej informacje o stwierdzonych nieprawidłowościach na zasadach określonych w ustawie o kontroli skarbowej. Biuro MS odpowiada za spójność standardów i procedur kontroli wykonywanej przez UKS-y.

Urzędy Kontroli Skarbowej
 W UKS-ach funkcje kontroli pogłębionej będą pełniły utworzone w ramach urzędów jednostki ds. kontroli środków pomocowych.
 Ze względu na umiejscowienie wszystkich organów centralnych odpowiedzialnych za przepływy środków finansowych z Unii Europejskiej w Warszawie, w Urzędzie Kontroli Skarbowej w Warszawie została wyodrębniona jednostka odpowiedzialna tylko i wyłącznie za kontrolę środków pochodzących z Unii Europejskiej. Jednostki zaangażowane w przepływ i zarządzanie środkami z funduszy strukturalnych oraz pozostałe podmioty prawne, z siedzibą poza terytorium województwa mazowieckiego, będą kontrolowane przez UKS-y w danych województwach.
 Koordynacja kontroli oraz ich nadzór (w tym standaryzacja procedur) wykonywana jest przez Biuro MS.
 UKS-y dokonują sprawdzenia 5% wszystkich kwalifikowanych wydatków na podstawie próbek reprezentatywnych zatwierdzonych operacji oraz przeprowadzają kontrole doraźne. Sprawdzenie 5% wydatków będzie miało charakter systematyczny, uwzględniać będzie reprezentatywną próbę operacji - tak, aby uzyskać możliwość wnioskowania o całości populacji operacji.
 Poszczególne UKS-y opracowują szczegółowy plan kontroli na poziomie regionalnym. Plan uwzględniać będzie zakres oraz wytyczne ogólnego planu sporządzonego w Biurze MS. Szczegółowe plany kontroli po opracowaniu zostają przekazane do Biura MS. Na etapie planowania istnieje możliwość udziału, na zasadach udziału eksperckiego, Jednostek monitorujaco-kontrolnych.
 UKS-y przeprowadzają zlecone im przez Biuro MS ww. zadania zgodnie z opracowanymi przez Biuro MS wytycznymi. UKS-y opracowują programy kontroli, będące szczegółowymi planami konkretnego badania wyznaczającymi cele, zakres i techniki.
 We wdrażaniu Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA bezpośredniej kontroli UKS-ów podlegają: Jednostki monitorująco-kontrolne, Instytucja Płatnicza, Instytucja Zarządzająca, Instytucje Pośredniczące (Urzędy Wojewódzkie), Beneficjenci końcowi, w tym Instytucje Wdrażające oraz pozostałe podmioty.
 UKS-y dokonują sprawdzenia 5% wszystkich kwalifikowanych wydatków na podstawie właściwej metody pobierania próbek, ze szczególnym zwróceniem uwagi na:
· Sprawdzenie skuteczności zastosowanych systemów zarządzania i kontroli,
· Sprawdzenie wybiórcze, na podstawie analizy ryzyka, poświadczonych wydatków na różnych rozpatrywanych poziomach.
 
 Przy sprawdzaniu systemów UKS-y kontrolują czy we wszystkich podmiotach zaangażowanych we wdrażanie Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA są opracowane procedury zapewniające skuteczność systemów zarządzania i kontroli, czy postępuje się zgodnie z tymi procedurami, czy są one stosowane poprawnie oraz czy procedury te rzeczywiście zapewniają skuteczność i efektywność tych systemów.
 Każdorazowo przy sprawdzeniu 5% wydatków UKS-y sprawdzają, czy wyciągi z wydatków obejmują wyłącznie wydatki:
· które rzeczywiście zostały poniesione w okresie ubiegania się określonym w decyzji i które można uznać za kwalifikowane oraz które są poparte otrzymanymi fakturami lub innymi dokumentami księgowymi o równoważnej dowodowej ważności,
· które zostały poniesione w działaniach wybranych do finansowania w ramach określonego projektu zgodnie z kryteriami i procedurami ich wyboru.

Poświadczenie zamknięcia pomocy

Wydawanie na podstawie art. 38.1 (f) Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999 poświadczenia zamknięcia pomocy (declaration on winding-up of the assistance) w odniesieniu do Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA po polskiej stronie jest kompetencją organu niezależnego od Instytucji Płatniczej, Instytucji Zarządzającej i Instytucji Pośredniczących - Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej. Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej wykonuje to zadanie za pomocą komórki organizacyjnej w Ministerstwie Finansów - jednostki ds. poświadczeń  środków z UE.
Jednostka ds. poświadczeń środków z Unii Europejskiej wystawia poświadczenie na podstawie:
1. badania systemów zarządzania i kontroli w instytucjach zaangażowanych w proces zarządzania i wdrażania Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA;
2. wyników wcześniej przeprowadzonych przez UKS-y sprawdzeń 5% oraz,
3. w uzasadnionych przypadkach, dalszych próbnych sprawdzeń transakcji (zgodnie z art. 15-16 Rozporządzenia Komisji 438/2001).
Wzór poświadczenia wystawianego przez jednostkę przedstawia Załącznik III do Rozporządzenia Komisji Nr 438/2001.
Jednostka ds. poświadczeń podejmuje wszelkie konieczne działania prowadzące do uzyskania uzasadnionej pewności, że poświadczone wyciągi z wydatków są właściwe oraz że transakcje są prawidłowe oraz zgodne z prawem. Wystawia ona poświadczenia wraz z raportem zawierającym wszelkie istotne informacje w celu uzasadnienia poświadczenia, łącznie z bilansem wyników wszystkich sprawdzeń przeprowadzonych przez UKS-y. Jeżeli istnienie istotnych wad w systemach zarządzania lub kontroli czy też częstych napotkanych nieprawidłowości uniemożliwia prawidłowe poświadczenie przez jednostkę, jednostka odnosi się wtedy do tych okoliczności szacując przy tym zakres problemu i ich skutki finansowe.
Jednostka ds. poświadczeń środków z Unii Europejskiej na żądanie Komisji Europejskiej przeprowadza dodatkowe sprawdzenia postępując zgodnie z zaleceniami Komisji Europejskiej, ze szczególnym zwróceniem uwagi na określenie i skorygowanie nieprawidłowości w określonym czasie.
Jednostka dokonuje sprawdzania operacji na podstawie właściwej metody pobierania próbek, ze szczególnym zwróceniem uwagi na:
a. sprawdzanie skuteczności zastosowanych systemów zarządzania i kontroli w instytucjach zaangażowanych w proces wdrażania Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA;
b. sprawdzanie wybiórcze, na podstawie analizy ryzyka, poświadczonych wydatków na różnych rozpatrywanych poziomach.
Wybierając próbki operacji do sprawdzenia, jednostka ds. poświadczeń środków z Unii Europejskiej uwzględnia:
· konieczność sprawdzenia operacji różnych typów i rozmiarów,
· każdy czynnik ryzyka, który został zidentyfikowany w trakcie przeprowadzania sprawdzeń przez UKS-y,
· koncentrację operacji u niektórych instytucji w sposób zapewniający sprawdzenie Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczących oraz każdego Beneficjenta końcowego, w tym Instytucje Wdrażające przynajmniej raz przed zamknięciem pomocy.
Poprzez takie przeprowadzanie audytu zewnętrznego, jednostka m.in. sprawdza:
· praktyczne zastosowanie i skuteczność systemów zarządzania i kontroli,
· w przypadku wystarczającej liczby wyciągów, zgodność tych danych z popartymi dokumentami przechowywanymi przez Instytucję Zarządzającą, Instytucje Pośredniczące, Beneficjentów końcowych, w tym Instytucje Wdrażające oraz pozostałe podmioty przeprowadzające operacje,
· istnienie ścieżki audytu,
· w przypadku odpowiedniej liczby wydatków, że ich charakter oraz okres, w którym zostały poniesione są zgodne z przepisami Wspólnoty oraz odpowiadają zatwierdzonym specyfikacjom dla danej operacji oraz pracom rzeczywiście wykonanym,
· krajowy składnik współfinansowania,
· czy operacje zostały wdrożone zgodnie z przepisami Wspólnoty przewidzianymi w art. 12 Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999.
Sprawdzenia dokonane przez jednostkę ds. poświadczeń środków z Unii Europejskiej powinny wykazać, czy jakiekolwiek wykryte problemy mają charakter systematyczny, pociągają za sobą ryzyko dla innych operacji przeprowadzanych przez tego samego Beneficjenta końcowego lub administrowanych przez odpowiednie Instytucje Wdrażające czy Instytucje Pośredniczące. Jednostka określa również przyczyny zaistniałych sytuacji, oraz dalsze badania, które mogą być wymagane czy też niezbędne działania korygujące lub zabezpieczające. 
Zakres raportu z audytu jest szerszy od zakresu poświadczenia i zawiera dodatkowo oświadczenia w sprawie tego, czy jednostka ds. poświadczeń środków z Unii Europejskiej uzyskała racjonalne gwarancje, że procedury kontroli są poprawnie zaprojektowane oraz że funkcjonują poprawnie w praktyce. Raport przedstawia materiał dowodowy uzyskany przez jednostkę, wskazujący na to, że przez cały okres objęty audytem kontrole wewnętrzne i kontrole zarządzania funkcjonowały poprawnie, dotyczyły wszystkich zamierzonych transakcji, oraz spowodowały (ewentualnie) - skorygowanie błędów. Raport zwraca uwagę na wszelkie poważne słabości ujawnione w funkcjonowaniu mechanizmów kontroli, ze szczególnym odniesieniem do tych czynników, które mogą zmniejszać skuteczność procedur kontroli wewnętrznej. Czynniki te zostaną zdefiniowane przez jednostkę ds. poświadczeń środków z UE.
 
Wspólny Komitet Sterujący

 Dla każdego Programu realizowanego w ramach Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A działa Wspólny Komitet Sterujący wyborem projektów.
 Do zadań Wspólnego Komitetu Sterującego należy wybór i zatwierdzanie projektów kwalifikujących się do wsparcia w ramach Programu oraz monitorowanie wdrażania pojektów. Projekty powinny być wybierane zgodnie z procedurami i kryteriami określonymi w Programie i Uzupełnieniu Programu. Dla właściwej oceny złożonych wniosków Wspólny Komitet Sterujący może tworzyć grupy robocze, korzystać z opinii niezależnych ekspertów lub z usług innych instytucji.
Wspólnemu Komitetowi Sterującemu współprzewodniczy po stronie polskiej marszałek województwa. W przypadku Programu obejmującego terytorialnie  więcej niż jedno województwo, przewodniczenie Wspólnemu Komitetowi Sterującemu po stronie polskiej ma charakter rotacyjny.
Obsługę prac Wspólnego Komitetu Sterującego zapewnia Sekretariat Techniczny.
 W skład Wspólnego Komitetu Sterującego wchodzą po stronie polskiej obok przedstawicieli właściwego terytorialnie samorządu województwa/własciwych terytorialnie samorządów województw, przedstawiciel ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, przedstawiciel właściwego terytorialnie wojewody/właściwych terytorilanie wojewodów oraz przedstawiciel euroregionów.

Wspólny Komitet Monitorujący

 Za monitorowanie przebiegu i sposobu realizacji Programu odpowiada Wspólny Komitet Monitorujący .
 Wspólny Komitet Monitorujący powinien zostać ustanowiony w ciągu trzech miesięcy od dnia podjęcia decyzji w sprawie wkładu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
Wspólnemu Komitetowi Monitorującemu przewodniczy/współprzewodniczy po stronie polskiej przedstawiciel ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego.
W skład Wspólnego Komitetu Monitorującego po stronie polskiej wchodzą obok przedstawicieli właściwego terytorialnie samorządu województwa/właściwych terytorialnie samorządów województw, przedstawiciel właściwego terytorialnie wojewody/właściwych terytorialnie wojewodów, przedstawiciel ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, przedstawiciel ministra właściwego ds. finansów publicznych oraz przedstawiciel euroregionów .
Obsługę prac Wspolnego Komitetu Monitorującego zapewnia Sekretariat Techniczny.
Wspólny Komitet Monitorujący może tworzyć stałe podkomitety i grupy robocze w zależności od potrzeb, zorientowane na monitorowanie szczególnych, interdyscyplinarnych zagadnień jak między innymi: zatrudnienie, małe i średnie przedsiębiorstwa, równość szans kobiet i mężczyzn, ochrona środowiska, społeczeństwo innowacyjne, wymiana kulturalna, szkolnictwo.
Celem działania Wspólnego Komitetu Monitorującego jest w szczegolności zagwarantowanie właściwego i efektywnego wdrażania Programu, udzielanie rekomendacji w zakresie wszelkich dostosowań i zmian w kierunkach i sposobach wdrażania Programu, zarówno odnoszących się do postępu merytorycznego i finansowego programu, jak i zarządzania środkami z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu.
Wspólny Komitet Monitorujący jest odpowiedzialny w szczególności za:
- rozpatrzenie i zatwierdzenie kryteriów wyboru projektów w ramach Programu,
- okresowe badanie postępu w zakresie osiągnięcia szczegółowych celów Programu, określonych we Wspólnym Dokumencie Programowym i Uzupełnieniu Programu (programme complement),
- badanie rezultatów wdrażania Programu, w szczególności osiągnięcia celów wyznaczonych we Wspólnym Dokumencie Programowym oraz ocenę w połowie okresu programowania,
- dostosowanie Uzupełnienia Programu w rozumieniu art. 18 ust. 3 Rozporządzenia 1260/1999/WE wraz ze wskaźnikami rzeczowymi i finansowymi, które mają zostać wykorzystane do monitorowania Programu,
- rozpatrzenie i zatwierdzenie rocznych i końcowych raportów na temat wdrażania Programu, przed ich wysłaniem do Komisji Europejskiej,
- zgłaszanie Instytucji Zarządzającej propozycji wszelkich dostosowań lub rewizji pomocy udzielonej w ramach Programu, które umożliwią osiągnięcie celów lub usprawnią zarządzanie pomocą, w tym zarządzanie finansowe,
- rozpatrywanie i zatwierdzanie zgłoszonych przez Instytucję Zarządzającą propozycji przesunięcia środków między działaniami w ramach priorytetu Wspólnego Dokumentu Programowego,
- zatwierdzenie zadań Sekretariatu Technicznego.

Sekretariat Techniczny

Sekretariat Techniczny wspiera Instytucję Zarządzającą w wypełnianiu jej zadań .
 Sekretariat Techniczny realizuje w szczególności następujące zadania:
- udziela wsparcia Wspólnemu Komitetowi Montorującemu i Wspólnej Instytucji Zarządzającej w skutecznym i właściwym zarządzaniu i wdrażaniu Programu (np. przeprowadzenie kontroli i ewaluacji),
- przygotowywanie informacji dla Wspólnej Instytucji Zarządzającej i Instytucji Płatniczej w ramach ich zadań,
- przygotowanie Panelu Ekspertów , uczestnictwo i obsługa techniczna posiedzeń,
- bezpośrednio zapewnia obsługę techniczną Wspólnego Komitetu Monitorującego i Wspólnego Komitetu Sterującego, wraz z przygotowaniem dokumentów i protokołów z posiedzeń;
- implementacja wszystkich decyzji podjętych przez Wspólny Komitet Monitorujący i Wspólny Komitet Sterujący,
- dostosowanie Uzupełnienia Programu na wniosek Wspólnego Komitetu Monitorującego lub Wspólnej Instytucji Zarządzającej,
- zapewnienie dostępności formularzy wnioskowych dla aplikujących i przewodników po Programie (Inicjatywie) dla aplikujących,
- rejestracja wniosków,
- monitoring postępu projektów po otrzymaniu okresowego sprawozdania,
- zapewnienie zgodności z wymogami odnośnie informacji i publikowania,
- wspiera wymianę doświadczeń między beneficjentami i odpowiada za promocję i informację wśród potencjalnych beneficjentów we współpracy z Regionalnym Punktem Kontaktowym.

Funkcje Wspólnego Sekretariatu Technicznego dla Programu Polska-Słowacja i Sekretariatu Technicznego po stronie polskiej dla Programu Polska-Białoruś-Ukraina wypełnia Władza Wdrażająca Program Współpracy Przygranicznej PHARE. Dla pozostałych Programów utworzone są w krajach partnerskich Wspólne Sekretariaty Techniczne.

Zarządzanie Funduszem Mikro Projektów

Euroregiony po stronie polskiej odpowiadają za zarządzanie Funduszem Mikro Projektów realizowanym na poziomie priorytetu lub działania Wspólnego Dokumentu Programowego .
Fundusz Mikro Projektów służy wspieraniu integracji społeczności lokalnej na terenach przygranicznych.
Szczegółowy opis zadań wynikających z wdrażania Funduszu Mikro Projektów przez euroregiony zawarty jest w "Systemie wdrażania Funduszu Mikro Projektów".

Programowanie

Zarząd Województwa odpowiada za kreowanie i realizację polityki regionalnej w województwie . W szczególności ponosi odpowiedzialność za programowanie oraz realizację priorytetów współpracy przygranicznej na poziomie regionalnym. Zadanie to obejmuje m.in. przygotowanie we współpracy z Ministerstwem Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej i w porozumieniu z zarządami innych województw objętych określonym Programem współpracy przygranicznej, partnerami społecznymi m.in. euroregionami oraz partnerami zagranicznymi Wspólnego Dokumentu Programowego, a także nabór projektów wpisujących się w strategię rozwoju województwa i realizujących zakładane cele rozwoju województwa.
Gdy wniosek dotyczy projektu, który ma być realizowany na terenie dwóch lub więcej województw po stronie polskiej, do realizacji takiego projektu powołuje się stowarzyszenie/związek celowy. Właściwym do złożenia wniosku jest w takim przypadku Regionalny Punkt Kontaktowy  przy urzędzie marszałkowskim województwa, gdzie znajduje się siedziba stowarzyszenia/związku celowego. Umiejscowienie siedziby stowarzyszenia/związku celowego determinuje również właściwość urzędu wojewódzkiego jako Instytucji Pośredniczącej.

Wdrażanie Inicjatywy Współnotowej INTERREG III A

Programy Polska-Niemcy

Wspólne Struktury Zarządzające Prgramami:
- Polska(województwo lubuskie) - Brandenburgia,
- Polska(województwo dolnośląskie) - Saksonia,
- Polska(województwo zachodniopomorskie) - Meklemburgia/Pomorze Przednie w ramach Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A.

Wspólne struktury
Niniejszy podrozdział zawiera ustalenia dotyczące Wspólnych Struktur Zarządzających, których zadaniem jest zarządzanie, koordynacja i monitorowanie wdrażania Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA.

Wspólne Struktury Zarządzające składają się z:
- Wspólnej Instytucji Zarządzającej;
- Wspólnej Instytucji Płatniczej,
- Wspólnego Sekretariatu Technicznego,
- Wspólnego Komitetu Monitorującego;
- Wspólnego Komitetu Sterującego.
Wspólne Struktury Zarządzające działają na podstawie porozumienia między Rządem Polski i Rządem Brandenburgii /Saksonii /Meklemburgii-Pomorza Przedniego oraz Rządem Federalnym na zasadach równouprawnienia i partnerstwa stron. Wspólne Struktury Zarządzające umiejscowione są po stronie niemieckiej i są odrębne dla każdego z trzech Programów.

Wspólna Instytucja Zarządzająca
Na zasadzie partnerstwa określonej w art. 8 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999 zgodnie z odpowiednią Umową międzypaństwową i bez uszczerbku dla przepisów art. 8 ust. 3 Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999 za skuteczne i prawidłowe zarządzanie oraz wdrażanie Inicjatywy INTERREG III A odpowiedzialna jest Wspólna Instytucja Zarządzająca. Wspólną Instytucją Zarządzającą jest instytucja wyznaczona po stronie niemieckiej (odrębna w każdym z trzech właściwych niemieckich krajów związkowych).
Zgodnie z art. 34 Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999 i z Rozporządzeniem 438/2001 Wspólna Instytucja Zarządzająca odpowiedzialna jest w szczególności za:

- ustanowienie systemu zbierania wiarygodnych informacji finansowych i statystycznych dotyczących wdrażania w celu sporządzenia wskaźników monitorowania oraz za ewaluację; a także za przekazanie tych danych do Komisji Europejskiej;
- dostosowanie w rozumieniu art. 18 ust. 3 Rozporządzenia 1260/1999/WE i wdrażanie uzupełnienia programu;
- przygotowywanie projektów decyzji podejmowanych przez Wspólny Komitet Sterujący i Wspólny Komitet Monitorujący;
- przygotowanie i przekazanie Komisji, po zatwierdzeniu przez Wspólny Komitet Monitorujący, rocznego i końcowego raportu na temat wdrażania;
- zagwarantowanie, że instytucje biorące udział w zarządzaniu i wdrażaniu pomocy zachowają oddzielny system rachunkowości albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z pomocą;
- zagwarantowanie prawidłowości operacji finansowanych w ramach pomocy, w szczególności poprzez wdrożenie kontroli wewnętrznych;
- zagwarantowanie zgodności z politykami Wspólnoty;
- zgodność z wymogami dotyczącymi informacji i promocji,
- dokonanie wspólnie z Komisją Europejską przeglądu rezultatów poprzedniego roku i ewentualne wykonanie zaleceń Komisji Europejskiej w sprawie dostosowań zmierzających do poprawy efektywności monitorowania i zarządzania Inicjatywą Wspólnotową INTERREG III A.

Przy wypełnianiu swych zadań Wspólna Instytucja Zarządzająca powinna działać zgodnie z systemami instytucjonalnymi, prawnymi i finansowymi Brandenburgii /Saksonii /Meklemburgii Przedpomorza oraz Republiki Federalnej Niemiec.

Urząd Marszałkowski
Marszałek województwa w szczególności:
- przygotowuje we współpracy z innymi podmiotami  Wspólny Dokument Programowy i Uzupełnienie Programu,
- osobiście lub w osobie swojego przedstawiciela współprzewodniczy obradom Wspólnego Komitetu Sterującego,
- osobiście lub w osobie swojego przedstawiciela bierze udział w pracach Wspólnego Komitetu Monitorującego,
- wyznacza przedstawiciela do pracy we Wspólnym Komitecie Sterującym i Wspólnym Komitecie Monitorującym,
- wyznacza ekspertów do oceny projektów,
- zapewnia obsadę personalną Regionalnego Punktu Kontaktowego.
Dla celów realizacji Inicjatywy Wspólnotowej Interreg IIIA w Urzędach Marszałkowskich województw: dolnośląskiego, lubuskiego i zachodniopomorskiego utworzone zostaną Regionalne Punkty Kontaktowe. Regionalne Punkty kontaktowe będą spełniać następujące funkcje:
- przyjmowanie wniosków projektowych,
- przekazywanie wnioskodawcom informacji i doradztwo w kwestii możliwości występowania o środki w ramach Inicjatywy INTERREG IIIA,
- występowanie do wnioskodawców projektów o uzupełnienie wniosku, poprawę błędów formalnych i pomoc w tym zakresie,
- przekazywanie wniosków do Wspólnego Sekretariatu Technicznego,
- informacja i promocja Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A.

Urząd Wojewódzki w województwach: dolnośląskim, lubuskim i zachodniopomorskim będzie Instytucją Pośrednicząca, która wypełniać będzie następujące zadania:
- zawieranie umów z beneficjentami końcowymi/odbiorcami pomocy,
- zatwierdzanie wniosków o płatność,
- przekazywanie płatności (refundacji) beneficjentom końcowym/odbiorcom pomocy,
- zarządzanie wojewódzkim systemem zbierania informacji finansowych i statystycznych dotyczących działań i projektów realizowanych na obszarze tego województwa, przekazywanie tych danych do Ministerstwa Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej i Ministerstwa Finansów,
- udział w pracach Wspólnego Komitetu Sterującego i Wspólnego Komitetu Monitorującego,
- wyznaczenie ekspertów do oceny projektów,
- przygotowywanie kwartalnych, rocznych i końcowych raportów monitorowania -na podstawie raportów beneficjentów końcowych i przekazywanie ich do Ministerstwa Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej.

Wspólna Instytucja Płatnicza i Instytucja Subpłatnicza
Wspólna Instytucja Płatnicza - umiejscowiona po stronie niemieckiej w każdym z trzech niemieckich krajów związkowych - jest w szczególności odpowiedzialna za:
- finansowe zarządzanie środkami z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz za zarządzanie tą częścią krajowego współfinansowania projektów, która pochodzi z budżetu państwa
- przygotowanie i przedłożenie wniosków o płatności i przyjmowanie płatności od Komisji Europejskiej;
- zapewnienie przekazania płatności do końcowych beneficjentów;
- wnioskowanie o refundacje;
- księgowanie przychodów i rozchodów z tytułu płatności, włączając w to utworzenie systemu spłat.

Po stronie polskiej Instytucją Subpłatniczą jest Ministerstwo Finansów. Zadania Instytucji Subpłatniczej wpisują się w przedstawiony poniżej schemat przepływu środków.

Przepływy finansowe.
1. Komisja Europejska wydaje decyzję o przyznaniu środków w ramach Inicjatywy INTERREG (art. 21 ust. 3, art. 28, art.. 31 Rozporządzenia Rady nr 1260/1999 WE).
2. Wspólna Instytucja Płatnicza otrzymuje od Komisji zaliczkę w wysokości ......przyznanych środków.
3. Po zatwierdzeniu projektu/ów złożonych przez beneficjentów z regionów przygranicznych Polski, przez Wspólny Komitet Sterujący, Wspólna Instytucja Płatnicza przekazuje na rachunek Instytucji Subpłatniczej (polskiego Ministerstwa Finansów) środki finansowe w wysokości wynikającej z udziału tych projektów w ogólnej puli środków przekazanych przez KE Instytucji Płatniczej. Rachunek ten zostanie utworzony na podstawie umowy rachunku bankowego zawartej pomiędzy Ministerstwem Finansów a Narodowym Bankiem Polskim. Rachunek ten jest odrębnym od rachunków służących obsłudze środków budżetu państwa. Podstawy prawne do posiadania odrębnych rachunków, na których gromadzone będą środki pochodzące z funduszy strukturalnych zawarte są w art. 30d ustawy o finansach publicznych.
4. Minister Finansów, na podstawie porozumienia zawartego z Instytucją Zarządzającą po polskiej stronie (Ministerstwem Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej), przewidzianego w art. 30b ust. 3 ustawy o finansach publicznych, przekazuje środki z rachunku Ministerstwa Finansów na rachunki utworzone na poziomie urzędów wojewódzkich (tj. odpowiednio: dolnośląskiego, lubuskiego, zachodniopomorskiego) Rachunki te zostaną utworzone na podstawie umów rachunku bankowego zawartych pomiędzy urzędami wojewódzkimi a Narodowym Bankiem Polskim, w Oddziałach Okręgowych NBP. Wszystkie wymienione powyżej rachunki będą odrębnymi od rachunków służących obsłudze środków budżetu państwa. Podstawy prawne do posiadania odrębnych rachunków, na których gromadzone będą środki zawarte są w art. 30d ustawy o finansach publicznych.
5. Środki pochodzące z zaliczki, przekazane na rachunki urzędów wojewódzkich posłużą do jak najszybszej refundacji wydatków poniesionych przez beneficjentów końcowych/odbiorców pomocy.
6. Instytucje Pośredniczące w zarządzaniu (w zależności od Programu odpowiednio Dolnośląski/Lubuski/Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki) będą zawierać umowy z beneficjentami końcowymi/odbiorcami pomocy. W umowie określona zostanie m. in. wartość kontraktu, w tym wielkość środków UE, w podziale na poszczególne okresy realizacji (przewidywany harmonogram realizacji projektu), a także źródło współfinansowania krajowego (musi być zapewnione przez składającego projekt). Zgodnie z art. 30b ust. 1 ustawy o finansach publicznych, umowa zawarta z beneficjentem zawierać może także szczegółowe warunki wykorzystania i rozliczania przyznanych środków pochodzących z UE. Art. 30b ust. 4 zobowiązuje beneficjenta pomocy do szczegółowego rozliczenia tych środków.
7. (Uczestniczące w systemie wdrażania programów z funduszy strukturalnych jednostki wdrażające mogą zostać przez odpowiedniego wojewodę upoważnione - na podstawie umowy - do dokonywania płatności z rachunków utworzonych na poziomie urzędu wojewódzkiego. Z tych rachunków dokonana będzie wypłata na rzecz beneficjenta końcowego/odbiorcy pomocy danego programu. Wypłata refundacji następuje po zatwierdzeniu wniosku o płatność przez urząd wojewódzki.)
Rachunki prowadzone są w euro, co pozwala na ograniczenie wysokości ewentualnych strat wynikających z różnic kursowych, które powstawałyby przy przechodzeniu środków w złotówkach przez system rachunków. Przed Wspólną Instytucją Płatniczą Instytucja Subpłatnicza rozlicza się w euro.
Zasady przepływu dokumentów między Wspólną Instytucją Płatniczą a Instytucją Subpłatniczą, ich wzory, terminy składania jak również terminy przekazywania środków zostaną określone w porozumieniu przekazującym uprawnienia.

Wspólny Sekretariat Techniczny
Dla Programu Interreg IIIA Polska-Niemcy (Polska-Brandenburgia /Polska-Saksonia, Polska-Meklemburgia/Pomorze Przednie) Wspólny Sekretariat Techniczny zlokalizowany będzie po stronie niemieckiej odrębnie w każdym z trzech niemieckich krajów związkowych. Obsadę personalną Wspólnego Sekretariatu Technicznego na zasadzie partnerstwa i równouprawnienia zapewniają strony polska i niemiecka.
Wspólny Sekretariat Techniczny wspiera Wspólną Instytucję Zarządzającą w wypełnianiu jej zadań.

 Wspólny Sekretariat Techniczny realizuje w szczególności następujące zadania:
- udziela wsparcia Wspólnemu Komitetowi Monitorującemu i Wspólnej Instytucji Zarządzającej w skutecznym i właściwym zarządzaniu i wdrażaniu Programu (np. przeprowadzenie kontroli i ewaluacji),
- przygotowywanie informacji dla Wspólnej Instytucji Zarządzającej i Wspólnej Instytucji Płatniczej w ramach ich zadań,
- przygotowywanie Panelu Ekspertów, uczestnictwo i obsługa techniczna posiedzeń,
- bezpośrednio zapewnia obsługę techniczną Wspólnego Komitetu Monitorującego i Wspólnego Komitetu Sterującego, wraz z przygotowaniem dokumentów i protokołów z posiedzeń;
- implementacja wszystkich decyzji podjętych przez Wspólny Komitet Monitorujący i Wspólny Komitet Sterujący,
- zapewnienie dostępności formularzy wnioskowych dla aplikujących i przewodników po Programie (Inicjatywie) dla aplikujących,
- rejestracja wniosków,
- monitoring postępu realizacji projektów po otrzymaniu stałego sprawozdania,
- zapewnienie zgodności z wymogami odnośnie informacji i publikowania,
- zapewnienie usług w zakresie tłumaczeń
- prowadzenie wymiany informacji i danych z Komisją Europejską,
- współpraca z Punktami Kontaktowymi, Komisją Europejską i innymi zainteresowanymi podmiotami,
- wspiera wymianę doświadczeń między beneficjentami i odpowiada za promocję i informację wśród potencjalnych beneficjentów we współpracy z Punktem Kontaktowym.

Wspólny Komitet Sterujący
Wspólny Komitet Sterujący (ustanowiony odrębnie w kazdym z trzech niemieckich krajów związkowych) odpowiada za wybór i zatwierdzanie projektów. Strony polska i niemiecka wyznaczają po 1 współprzewodniczącym Komitetu Po stronie polskiej funkcję współprzewodniczącego spełnia Marszałek odpowiednio wg Programu województwa: dolnośląskiego, lubuskiego bądź zachodniopomorskiego lub osoba przez niego wyznaczona.
Obsługę techniczną zapewnia Wspólny Sekretariat Techniczny.
 Wspólny Komitet Sterujący tworzony jest na zasadzie partnerstwa i równouprawnienia.
W skład Wspólnego Komitetu Sterującego wchodzą po stronie polskiej:
- marszałek województwa lub osoba przez niego wyznaczona,
- przedstawiciel samorządu województwa,
- przedstawiciel ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego,
- przedstawiciel wojewody i
- przedstawiciel euroregionu/euroregionów .
W spotkaniach mogą uczestniczyć bez prawa głosu przedstawiciele Wspólnej Instytucji Zarządzającej, Wspólnego Sekretariatu Technicznego oraz Komisji Europejskiej, a także innych instytucji, których działalność może mieć istotny wpływ na przebieg realizacji Programu.
 Do zadań Wspólnego Komitetu Sterującego należy wybór i zatwierdzanie projektów kwalifikujących się do wsparcia w ramach Programu. Projekty oceniane są na podstawie rekomendacji Instytucji Doradczej  oraz Wspólnego Sekretariatu Technicznego zgodnie z kryteriami określonymi w Uzupełnieniu Programu.
Projekty są zatwierdzane w drodze głosowania wszystkich uprawnionych członków Wspólnego Komitetu Sterującego na zasadzie consensusu.
Szczegółowy skład i tryb działania Wspólnych Komitetów Sterujących dla Programu zostanie określony w porozumieniu między stroną polską i niemiecką.

Wspólny Komitet Monitorujący
 Za monitorowanie przebiegu i sposobu realizacji Programu odpowiada Wspólny Komitet Monitorujący.
Strony polska i niemiecka wyznaczają po 1 współprzewodniczącym Komitetu (po stronie polskiej funkcję współprzewodniczącego spełnia przedstawiciel ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego).
W skład Wspólnego Komitetu Monitorującego po stronie polskiej wchodzą:
- przedstawiciel ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego,
- przedstawiciel ministra właściwego ds. finansów publicznych (Instytucji Subpłatniczej),
- marszałek województwa lub osoba przez niego wyznaczona,
- przedstawiciel samorządu województwa,
- przedstawiciel wojewody i
- przedstawiciel euroregionu/euroregionów .
Obsługę techniczną zapewnia Wspólny Sekretariat Techniczny.
Wspólny Komitet Monitorujący może tworzyć stałe podkomitety i grupy robocze w zależności od potrzeb, zorientowane na monitorowanie szczególnych, interdyscyplinarnych zagadnień jak między innymi: zatrudnienie, małe i średnie przedsiębiorstwa, równość szans kobiet i mężczyzn, ochrona środowiska, społeczeństwo innowacyjne, wymiana kulturalna, szkolnictwo.
Celem działania Wspólnego Komitetu Monitorującego jest zagwarantowanie właściwego i efektywnego wdrażania Programu. Wspólny Komitet Monitorujący podejmuje najważniejsze decyzje w zakresie wszelkich dostosowań i zmian w kierunkach i sposobach wdrażania Programu, zarówno odnoszących się do postępu merytorycznego i finansowego programu, jak i zarządzania środkami z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu.
Wspólny Komitet Monitorujący jest odpowiedzialny w szczególności za:
- rozpatrzenie i zatwierdzenie kryteriów wyboru projektów w ramach Programu,
- okresowe badanie postępu w zakresie osiągnięcia szczegółowych celów Programu, określonych we Wspólnym Dokumencie Programowym i Uzupełnieniu Programu (programme complement),
- badanie rezultatów wdrażania Programu, w szczególności osiągnięcia celów wyznaczonych we Wspólnym Dokumencie Programowym oraz ocenę w połowie okresu programowania,
- dostosowanie Uzupełnienia Programu w rozumieniu art. 18 ust. 3 Rozporządzenia 1260/1999/WE wraz ze wskaźnikami rzeczowymi i finansowymi, które mają zostać wykorzystane do monitorowania Programu,
- rozpatrzenie i zatwierdzenie rocznych i końcowych raportów na temat wdrażania Programu, przed ich wysłaniem do Komisji Europejskiej,
- zgłaszanie Wspólnej Instytucji Zarządzającej propozycji wszelkich dostosowań lub rewizji pomocy udzielonej w ramach Programu, które umożliwią osiągnięcie celów lub usprawnią zarządzanie pomocą, w tym zarządzanie finansowe,
- rozpatrywanie i zatwierdzanie zgłoszonych przez Wspólną Instytucję Zarządzającą propozycji przesunięcia środków między działaniami w ramach priorytetu Wspólnego Dokumentu Programowego,
- zatwierdzenie zadań Wspólnego Sekretariatu Technicznego.
 
 Wspólny Komitet Monitorujący jest ustanowiony na zasadzie partnerstwa i równouprawnienia przez strony polską i niemiecką w drodze porozumienia.

Narodowy Punkt Informacyjny /Instytucja Doradcza
 Narodowy Punkt Informacyjny/Instytucja Doradcza (NP/ID) wspiera instytucję koordynującą Program po stronie polskiej (tj. ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego) oraz samorząd województwa w działaniach związanych z wdrażaniem Programu. W szczególności do zadań NPI/ID należy:
· pomoc potencjalnym beneficjentom po stronie polskiej w przygotowaniu wniosków projektowych i następnie wdrażaniu projektów;
· bezpośrednia i ścisła współpraca ze Wspólnym Sekretariatem Technicznym po stronie niemieckiej w przygotowaniu dokumentacji programowej i raportów z realizacji Programu;
· wsparcie ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego w przygotowaniu i dystrybucji dokumentów na spotkania Wspólnego Komitetu Sterującego i Wspólnego Komitetu Monitorującego;
· udostępnianie po stronie polskiej standardowych formatów służących przygotowaniu i ocenie wniosków;
· przygotowanie dla Wspólnego Sekretariatu Technicznego opinii na temat projektów złożonych po stronie polskiej.

Przygotowanie i składanie projektów
Wnioskodawca przygotowuje wniosek na standardowym formularzu w języku polskim, dostępnym na stronach internetowych Wspólnego Sekretariatu Technicznego, Regionalnego Punktu Kontaktowego i Narodowego Punktu Informacyjnego /Instytucji Doradczej. Pomoc we właściwym opracowaniu projektu polegającą na sprawdzeniu poprawności wypełnienia formularza świadczy Regionalny Punkt Kontaktowy (RPK) zlokalizowany we właściwym Urzędzie Marszałkowskim.
Wniosek zawiera informacje o celach projektu, efekcie transgranicznym, zgodności z dokumentami programowymi, działaniach, rezultatach, wskaźnikach ich osiągania, stanie przygotowania do realizacji, harmonogramie i sposobie wdrożenia projektu, wpływie na środowisko naturalne, opłacalności finansowej, wysokości i źródłach finansowania, sposobie informowania o wsparciu ze środków z UE, trwałości instytucjonalnej i finansowej.
Wniosek składany jest w Regionalnym Punkcie Kontaktowym.
Regionalny Punkt Kontaktowy rejestruje i przekazuje wniosek do NPI/ID, która wydaje opinię o projekcie, a następnie przekazuje wniosek wraz z rekomendacją do Wspólnego Sekretariatu Technicznego.

Ocena

Zgodnie z art. 40 Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999 w celu ustalenia efektywności pomocy strukturalnej powinna być przeprowadzana ocena.

W ramach Inicjatywy INTERREG IIIA ocena powinna być przeprowadzana dwustopniowo:
- ocena ex ante w ramach Programu Inicjatywy INTERREG IIIA;
- ocena ex post, najpóźniej trzy lata po zakończeniu Programu.


Monitorowanie

Roczny raport o zastosowaniu systemów zarządzania i kontroli
Po raz pierwszy do 30 czerwca 2005 roku oraz do 30 czerwca każdego następnego roku zostanie przekazany zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Komisji Nr 438/2001do Komisji Europejskiej raport o zastosowaniu systemów zarządzania i kontroli

Raporty roczne i raport końcowy.
Zgodnie z art. 37 Rozporządzenia Nr 1260/1999 Wspólna Instytucja Zarządzająca powinna w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia każdego pełnego roku kalendarzowego przedłożyć Komisji Europejskiej roczny raport na temat wdrażania Programu realizowanego w ramach Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA.
Najpóźniej sześć miesięcy po ostatecznym terminie kwalifikowania się wydatków powinien zostać przedłożony Komisji Europejskiej raport końcowy.

Raporty roczne i końcowe powinny zawierać w szczególności następujące elementy:
- wszystkie zmiany warunków ogólnych istotnych z punktu widzenia wdrażania pomocy,
- postęp wdrażania priorytetów i działań ,
- wdrażanie finansowe,
- czynności podjęte w celu zagwarantowania jakości i efektywności wdrażania,
- czynności podjęte w celu zapewnienia zgodności z politykami wspólnotowymi oraz zapewnienia koordynacji całej pomocy strukturalnej.

Raporty te będą przygotowywane przez poszczególne instytucje zarządzające, a następnie na tej podstawie Wspólny Sekretariat Techniczny będzie przygotowywał wspólne raporty.

Wykresy

Zobacz także: Inicjatywa Interreg IIIA na stronach Komisji Europejskiej

Podstawowe informacje na temat programu INTERREG IIIA 2004 – 2006 POLSKA (Województwo Lubuskie) - BRANDENBURGIA można znaleźć tutaj.

(Opracowano na podstawie Systemu Wdrażania Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III w Polsce w latach 2004-2006 przyjęty przez Zespół Przygotowawczy Komitetu Integracji Europejskiej 1 lipca 2003r.)